自信をもって電話対応したい!実際に使える英語フレーズを紹介

英会話

グローバルな仕事をするうえで、避けて通れないのが英語での電話対応。

相手の表情やジェスチャーが見えないため視覚的な情報が一切なく、雑音が入って聞き取りづらいことも少なくありません。ただでさえ、対面時よりも相手の話を理解するために気を遣うのに、さらには電話ならではの言い回しや表現に慣れず、話したいことがスムーズに出てこなくて焦ってしまう…。

このように電話対応に苦戦した経験があり、苦手意識を持っているという方も多いのではないでしょうか。
コーチング英会話TORAIZ(トライズ)でも、英語の電話対応をスムーズにできるようになりたいと入会される方が多くいらっしゃいます。

トライズのトレーニングでも行っているように、あらかじめ電話対応ならではの頻出フレーズを覚えてしまえば、相手の話の理解にも役立つほか、自分自身も落ち着いて対応することができます。

苦手意識を少しでも軽減できるよう、実際によく使う英語フレーズをシーンごとにまとめてみました。

電話を受けるとき

  • This is 〇〇 company.

「こちら〇〇カンパニー(会社名)です。」:外部からの電話の場合、まず会社名を伝えましょう。冒頭に“Hello”と挨拶を入れるのも良いですね。

  • Suzuki speaking.

「鈴木でございます。」:“This is Suzuki speaking.”としてもOKです。

  • How may I help you?

「どのようなご用件でしょうか?」:電話を受けるときの代表的なフレーズ。社名や自分の名前と続けて言うことが多いです。

  • Sure.

「承知致しました。」:~様をお願いできますか?と言われた時などに使えます。“Certainly.”もよく使われる表現です。

  • May I have your name, please?

「お名前をお伺いできますか?」:最後に“please”をつけることで、より丁寧になります。

  • How do you spell your name?

「お名前のスペルをお伺いできますか?」:外国人の名前は聞き慣れないものも多いので、このように確認をとるようにしましょう。

  • One moment, please.

「少々お待ちください。」:“Just a moment, please.”としてもOKです。

  • Sorry to keep you waiting.

「お待たせ致しました。」:”Thank you for waiting.”もよく使われます。

  • Can I call you back?

「後程かけなおしてもよろしいですか?」:最後に “in 10 minutes”「10分後に」など、時間を入れるとより親切ですね。

  • Could you call back later?

「後程かけなおしていただけますか?」:こちらも、最後に時間をつけてもOKです。

相手の話したい担当者が不在のとき

  • He/she’s out of the office right now.

「彼/彼女は只今外出中です。」:「只今」は ”at the moment”もよく使われます。

  • He/she’s not available right now.

「彼/彼女は只今電話に出られません。」:担当者が会議などで電話に出られないときは、こちらを使います。

  • He/ she has left for the day.

「彼/彼女は本日退社致しました。」:担当者が既に帰宅した場合にはこちら。“Could you call again tomorrow?”と、明日改めて電話するよう依頼してみましょう。

  • Would you like to leave a message?

「伝言を承りますか?」:担当者が不在の際によく使うフレーズです。

  • Shall I have him/ her call you back?

「彼/彼女に折り返しさせますか?」:使役動詞の“have”を使った表現です。

  • May I have your phone number just in case?

「念のため、お電話番号をお伺いできますか?」:“just in case”は「念のため」という意味で、電話口以外でもよく使います。

  • Let me repeat your number.

「お電話番号を復唱致します。」:相手の電話番号を聞いた後には確認を取りましょう。

電話をかけるとき

  • My name is Sato. I’m calling from 〇〇 company.

「〇〇カンパニーの佐藤と申します。」:こちらから電話をかけるときの代表的な挨拶です。

  • May I talk to Ms. Brown, please?

「ブラウン様をお願いできますか?」:名前のあとに、”in ~ department”と部署名を入れるとより親切です。

  • Extension 202, please.

「内線202番をお願いします。」:内線番号は、“Extension”または“Extension number”と言います。

  • May I talk to someone in charge of ~?

「~ご担当の方とお話できますか?」:担当の方の名前がわからないときにはこちらを使います。

  • I’m calling regarding~.

「~の件でご連絡しました。」:“regarding~”は「~について」という意味。

  • I’m returning your call.

「折り返しお電話致しました。」:“Sorry, I missed your call.”「お電話に出られず失礼しました。」とするのも丁寧です。

話したい相手が不在のとき

  • Do you know what time he/ she’ll be back?

「彼/彼女が何時にお戻りかわかりますか?」:相手が不在だった場合は、電話口の方にこのように尋ねてみましょう。

  • Can I have his/ her cell phone number?

「彼/彼女の携帯番号を教えていただけますか?」:急ぎの時には、このようにお願いしてみましょう。

  • I’ll call again later.

「あとでかけなおします。」:こちらから再度連絡するときに使います。

  • Could you ask him/ her to call me back?

「私に折り返し連絡するよう、彼/彼女に伝えてもらえますか?」:相手から連絡がほしいときは、こちらを使いましょう。

  • May I leave a message?

「伝言をお願いしてもよろしいですか?」:こちらも頻出フレーズ。電話口の方から申し出てもらえることも多いです。

相手の話が聞き取りにくいとき

  • I can’t hear you well.

「よく聞こえません。」:とくに国際電話だと、相手の話を聞き取りにくい場面も多いです。

  • Would you speak more slowly?

「ゆっくり話していただけますか?」:相手のスピードについていけない場合は、ためらわずに伝えましょう。

  • Could you speak louder?

「大きい声で話していただけますか?」:相手の声が遠い場合によく使います。

  • Could you say that again?

「もう一度お願いします。」:聞き取れなかった場合には、このようにお願いしましょう。

  • I’m sorry, your name and company again?

「お名前と社名をもう一度お願いできますか?」:最初に名乗られた際にメモできなかったときには、このように確認することができます。

間違い電話をかけた・受けたとき

  • Is this not 〇〇 company?

「そちらは〇〇カンパニーではありませんか?」:相手が電話口で別の会社名を名乗ったときには、このように確認してみましょう。

  • I’m sorry, I have the wrong number.

「すみません、かけ間違えてしまいました。」:電話番号を間違えてしまった場合は、このように謝りましょう。

  • This is not 〇〇company.

「こちらは〇〇カンパニーではございません。」:間違い電話を受けたときには、このように答えましょう。

  • You have the wrong number.

「番号をお間違えです。」:こちらも、間違い電話を受けたときの定番フレーズです。

電話を切るとき

  • Thank you for calling.

「お電話いただき、ありがとうございました。」:シンプルですが、電話を切る際にはよく使われます。

  • Have a good day.

「よい一日を。」:日本語ではあまり使わない表現ですが、丁寧で印象の良い挨拶です。

【番外編】英単語を使ったスペル確認

相手の氏名のスペルやメールアドレスを確認する際、「A for America, B for Brazil…」と、英単語を使用する場面が多くあります。

日本人にはなじみがなく、慣れていないと単語がパッと頭に浮かばず困ることもよくあります。確認の際に使われる代表的な単語を表にまとめたので、いざというときのためにデスクに常備しておくのもおすすめです。

ちなみに、「これを使わなければならない」という決まりはないので、自分が使いやすく相手にもわかりやすい英単語であればOKです。

AAmericaNNew York
BBrazilOOrange
CChinaPParis
DDenmarkQQueen
EEgyptRRussia
FFranceSSpain
GGermanyTTokyo
HHollandUUnion
IIndiaVVictory
JJapanWWashington
KKoreaXX-ray
LLondonYYellow
MMexicoZZebra

まとめ

慣れるまでは、非常に苦戦してしまう英語での電話対応。

今回紹介したフレーズは、電話での会話で実際によく使うものばかりです。自信をもって電話対応ができる自分に近づけるよう、しっかり覚えてどんどん使ってみましょう!

トライズのコンサルタントもお伝えすることですが、電話口ではいつもより大きめの声で、ゆっくり話すように意識するのもおすすめです。自分も落ち着けることができ、また相手も話すスピードやボリュームを合わせてくれることが多いように思います。電話対応に緊張してしまうという方は、試してみてくださいね。

コーチング英会話のトライズでは、受講生様一人ひとりに合わせたレッスンを行っているので、苦手な電話対応への対策もバッチリ。

気になった方はトライズの公式サイトから、ぜひ無料カウンセリングのお申し込みを。英語学習についてのお悩みや、どうしたら効率よく英語を身につけることができるのかなど、お気軽にご質問ください。トライズのコンサルタントがあなたのお悩みにお答えいたします。