もう悩まない!英文メール書き方のポイントとお役立ちフレーズ【まとめ】

英会話

こんにちは!コーチング英会話トライズ(TORAIZ)の受講生様は、ビジネスパーソンが多くビジネスメールを書く機会が多いとの声をよく頂きます。あなたもビジネスシーンで英文メールを作成する際に、件名のつけ方に悩んだり、書き出しや結びを考えるのに時間がかかったりと、予想以上に手間取ってしまった経験はありませんか?

とくに英語のメールはシンプルで用件が伝わりやすいものが好まれる傾向にあるので、パートごとのポイントとフレーズを覚えてしまえば、意外と簡単に作成することができますよ。

今回は、英文メールをスムーズに作成できるようになるために、ぜひ押さえておきたいポイントとお役立ちフレーズをトライズ(TORAIZ)のコンサルタントがご紹介します。

英文メール書き方のポイント①件名

件名は一目でわかりやすく、簡潔に書くことがポイントです。件名次第では、読むのを後回しにされてしまったり、迷惑メールと判断されてしまったりする場合もあります。

“a”や”the”は必ずしも必要でなく、文法的に完全な文章でなくてもOKです。本文の内容を反映させた、長すぎないものにしましょう。

  • Inquiry about your service

「御社のサービスに関する問い合わせ」:何かを問い合わせたいメールのときには、”Inquiry about”のあとを変えるだけでOKです。”about ”のかわりに、”regarding”を使うこともあります。

  • Thank you for your order

「ご注文ありがとうございます」:”Thank you for ”のあとを変えれば、あらゆるお礼メールに使えます。

  • Request for quotation

「見積もりの依頼」:”quotation”は「見積もり、見積額」という意味で、ビジネスシーンでよく使われる単語です。

  • Apology for delay in shipment

「配送遅延のお詫び」:謝罪メールの件名には、”Apology for~”を使いましょう。

  • Action requested by Oct 16

「10月16日までにお願いします」:返信・確認・書類提出など、締め切りがあることをアピールする際に使えます。同じようなケースで、”Deadline: Oct 16”などを使うこともあります。

  • FYI: New guidelines

「ご参考まで:新しいガイドライン」:”FYI”は、”For your information”の略です。

英文メール書き方のポイント②宛名

相手との関係性や、性別などによっていくつかのパターンがあります。相手の名前が不明でも、分かる範囲で部署名だけでも入れるなど、なるべく明確に書いた方が良いでしょう。宛名の最後は、”, (カンマ)”をつけるのが一般的です。

  • Dear Mr. White,

「ホワイト様」:”Dear +敬称+ 姓 + ,” が、最も丁寧な形です。女性の敬称は、既婚・未婚を問わない”Ms.”を使うと良いでしょう。

  • To whom it may concern,

「ご担当者様」:担当者の名前がわからないときに使います。”Dear Sir or Madam,”もよく使われるフレーズです。

  • Dear Manager of Sales Department,

「営業部のマネージャー宛」:メールを送る部署名がわかっているときには、このように表現しましょう。

  • Dear All,

「皆様へ」:複数人に送るとき、名前を並べると長くなりすぎる場合には、このようにまとめて書くこともできます。

  • Hi Annie,

「アニーへ」:同僚など、親しい間柄の人へ送る場合には、このように”Hi + ファーストネーム+ ,”としてもOKです。

英文メール書き方のポイント③冒頭のあいさつ

日本語では「いつもお世話になっております。」や、時候のあいさつなどの決まり文句として入れる文言がありますが、英語にはとくにそういったものはありません。メールの用件に合わせた書き出しにしましょう。

  • Thank you for your email.

「メールをいただき、ありがとうございました。」:相手のメールに返信する形のときには、このように書き始めましょう。

  • Thank you for your quick reply.

「早速ご返信いただき、ありがとうございます。」:”prompt reply”でも、「迅速な返信」と表すことができます。

  • I am writing to inform you about system maintenance next week.

「来週のシステムメンテナンスについてお知らせするため、メールしました。」:”I am writing to ~” 以下を変えると、様々なメールの書き出しに応用できます。

  • I am forwarding an email from Mr. Suzuki in Tokyo office.

「東京オフィスの鈴木さんからのメールを転送します。」:「進める、発送する」という意味の”forward”ですが、手紙やメールを「転送する」の意味もあります。

  • Please see the attached file for tomorrow’s meeting.

「明日のミーティングについての添付ファイルをご確認ください。」:添付したものに合わせて、”document”や”picture”に適宜変更して使いましょう。

英文メール書き方のポイント④結びのあいさつ

メールの最後につけるあいさつにも、数パターンあります。ケースに合わせて使い分けましょう。

  • I look forward to hearing from you.

「ご返信お待ちしております。」:早めに返信が欲しい場合には、文末に”soon”を入れましょう。

  • Please get back to me as soon as possible.

「至急ご返信いただきますよう、よろしくお願い致します。」:なるべく早く返信が必要なときには、このように伝えてみましょう。”get back ”は「連絡を返す」という意味で、ビジネスでも頻出の英単語です。

  • Thank you for your continued support.

「引き続きよろしくお願い致します。」:結びのあいさつの定番です。

  • If you have any questions, please feel free to contact me.

「もしご質問ございましたら、お気軽にご連絡ください。」:丁寧で親切な印象を与えることができるフレーズです。

  • We look forward to meeting you.

「お会いできるのを楽しみにしております。」:メールで打ち合わせなどのアポイントメントを入れたときなどに使ってみましょう。

英文メール書き方のポイント⑤結辞

結辞とは、メールや手紙の締めくくりの言葉で、英語のビジネスメールには必須となっています。フォーマル~カジュアルまで、丁寧さのレベルによっていくつかのパターンがあります。こちらも宛名と同様に、最後には ”,(カンマ)”をつけましょう。

  • Sincerely yours,

「真心を込めて。」:最も丁寧でフォーマルな表現です。順序を逆にして”Yours sincerely,”としてもOK。

  • Sincerely,

「真心を込めて。」:こちらもフォーマルな表現。よく使われる一般的な結辞です。

  • Best regards,

「敬意を込めて。」:上の2つよりはややカジュアルな印象ですが、クライアントなどにも使える表現です。

  • Best wishes,

「ご多幸を祈ります。」:丁寧な印象を与えますが、友人などにも使うカジュアルなフレーズです。

  • Many thanks,

「いつもありがとう。」:こちらは感謝を込めて、親しい同僚や友人に使います。

英文メール書き方のポイント⑥署名

日本語の順序とは少し違い、以下のように「氏名・役職・社名・電話番号・メールアドレス」の順で記載するのが一般的。

Saki Suzuki (Ms.)
Sales Manager
〇〇 Company
+81-80-1111-1111
sakisuzuki@xxxxxx.com

氏名のあとに性別を示す(Mr.)や(Ms.)を加えると、相手が返信する際に敬称で迷わないので親切です。また、海外にいる相手に電話番号を知らせる時には、日本の国番号の「+81」をつけて冒頭の「0」を取るようにしましょう。

英文メール対策もトライズにおまかせ!

以上のような書き方のポイントとフレーズを身につけてしまえば、英文メール作成にかかる時間は格段に短くなります。

コーチング英会話TORAIZ(トライズ)では、スピーキング能力の強化はもちろん、英文メール作成のご相談も可能です。一人ひとりの目標やニーズに合わせて学習内容をカスタマイズできるので、メール作成への苦手意識をはじめ、英語に関するどんなお悩みもぜひご相談ください。

トライズの無料カウンセリングでは、担当者があなたの英語学習のお悩み・英語を身につけたい理由などをしっかりヒアリングし、最適な学習方法をご提案させていただきます。

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